Avtor: ŠPELA PIRC

v prejšnji objavi smo z vami delili koristne napotke za pisanje elektronskih sporočil v angleščini, tokratni zapis pa bomo namenili nemščini. Čeprav je v mednarodnem poslovnem okolju najbolj pogost jezik komuniciranja še vedno angleščina, v slovenskem prostoru deluje tudi veliko podjetij, v katerih se boste komuniciranju v nemščini le težko izognili.

Tudi če uradni jezik vašega podjetja ni nemščina in če le občasno komunicirate z nemškimi poslovnimi partnerji, boste zagotovo pridobili njihovo naklonjenost, če boste kdaj poskusili napisati sporočilo v njihovem maternem jeziku. Poskusite, s spodaj zapisanimi nasveti vam bo zagotovo uspelo! 

Pri pisanju se radi zapletemo v dolge večstavčne povedi, sploh kadar prevajamo iz slovenščine. Dolge povedi raje razbijmo na več kratkih stavkov. Tako bo tudi prejemnik bolje razbral bistvo napisanega, mi pa se bomo izognili težjim stavčnim strukturam. 

Glede na prejemnika izberemo stopnjo formalnosti pisanja. Če e-sporočilo pošiljamo npr. stranki ali nadrejenemu, izberemo bolj formalen slog pisanja, medtem ko sodelavcu oziroma osebi, ki jo poznamo ali smo z njo redno v stiku, pišemo v bolj neformalni obliki. 

Kako neposredni smo pri svojih prošnjah, zahtevah, opozorilih ipd., je odvisno od prejemnika sporočila in tega, kako pogosto si z njim dopisujemo. Na splošno smo pri neformalnih e-sporočilih bolj neposredni, pri formalnih pa se izražamo bolj posredno. Do določene mere je neposrednost tudi kulturno pogojena. Kadar si dopisujemo z ljudmi iz tujih držav ter v jeziku, ki ni naš materni, je vedno bolje biti bolj vljuden in previden, saj se tako izognemo tveganju, da bi prejemnika s svojo neposrednostjo v e-sporočilu užalili. 

Besede, ki jih uporabljamo v svojih sporočilih, imajo lahko večji vpliv, kot si mislimo. Sporočila z več »pozitivnimi« besedami naj bi imela boljši učinek.

Poskušajmo vključiti katero od naslednjih besed ali besednih zvez: ich werde mein Bestes tun, hilfsbereit, zusammen, gute Frage, Möglichkeit, einverstanden, nützlich, gegenseitig.

Izognimo se besedam in besednim zvezam, kot so es ist unmöglich, schwer, Verschwendung, besetzt, Krise, Versagen, vergessen Sie es, ich kann nicht.

Vedno moramo biti pozorni na črkovanje, slovnico, pravilno rabo velikih začetnic in ločil. Pri tem si lahko pomagamo s številnimi orodji, ki jih dandanes ponuja splet. Za pravilno črkovanje vključimo črkovalnik, če pa se hočemo še bolj natančno prepričati, da je naše e-sporočilo brez napak, ga preberimo od konca proti začetku, besedo za besedo. Tako ne bomo brali »na pamet«, ampak bomo videli vsako besedo izolirano in lažje našli tipkarskega škrata. Pri slovnici si lahko pomagamo z različnimi programi, kot so: 

• Duden
• Rechtschreibprüfung
• Korrekturen

BODIMO POZORNI NA ZAPIS DATUMA IN URE

• Heute ist Mittwoch, der 10. Mai 2017.

• Das Treffen ist am Mittwoch, dem 10. Mai 2017, um 13 Uhr.​
• Das Treffen ist am Mittwoch, den 10. Mai 2017, um 13 Uhr.
• Das Treffen ist am Mittwoch, 10. Mai 2017, um 13 Uhr.

Ne smemo pozabiti, da se dnevi v tednu in meseci v nemščini zapisujejo z veliko začetnico. 

a) Jasno sporočilo že v zadevi

Zadeva povzame vsebino celotnega e-sporočila. Pazimo, da je jedrnata in ne preveč splošna. Če je mogoče, vključimo ključno besedo, ki bo kasneje poenostavila iskanje med prejetimi e-sporočili.
​
Betreff: Sitzung am 18. Mai

b) Primerno pozdravimo

FORMALNO

• kadar pišemo neznani osebi:

Sehr geehrte Damen und Herren,
 
Takšen način pozdravljanja uporabimo, kadar ne vemo, kdo bo naše sporočilo bral, oziroma ne poznamo imena prejemnika. Če je le možno, se vsekakor potrudimo, da poiščemo prejemnikovo ime.

• kadar pišemo osebi, katere ime poznamo:

Sehr geehrter Herr Meyer,
Sehr geehrte Frau Müller,

NEFORMALNO 

• kadar pišemo osebi, ki jo osebno poznamo:

Liebe Sarah,
Lieber Peter,
 
V primeru izmenjave več hitrih kratkih sporočil se lahko pozdravu tudi izognemo.
Pozdravu vedno sledi vejica.

c) Kako začeti?

• ODGOVOR NA SPOROČILO

Kadar odgovarjamo na e-sporočilo ali ga pošiljamo kot odgovor na kakšno drugo vrsto komunikacije, lahko začnemo z zahvalo ali opravičilom oziroma se kako drugače navežemo na vsebino preteklih pogovorov. Pomembno je, da za pozdravom, ki mu sledi vejica, nadaljujemo z malo začetnico – prav tako kot v slovenščini. 

• Vielen Dank, dass Sie uns kontaktiert haben.
• Vielen Dank für Ihre schnelle Antwort.
• Ich möchte mich bedanken, dass Sie sich bei mir melden.
• Ich entschuldige mich für die späte Antwort.​

• ZAKAJ PIŠEMO

Kadar korespondenco začenjamo mi, na začetku najprej pojasnimo, zakaj pišemo (in se predstavimo).

• Wir schreiben Ihnen bezüglich …
• Ich schreibe Ihnen in Zusammenhang mit …
• Bezug nehmend auf …
• Ich schreibe Ihnen, um mich nach … zu erkundigen …
• Ich schreibe Ihnen im Namen von …
• Ihr Unternehmen wurde mir von … sehr empfohlen …
• Ich heiße Dejan Kotnik. Ich würde mich interessieren …

č) Jedro sporočila

Redko kdo ima čas za branje dolgih e-sporočil, zato bodimo pri glavnem sporočilu karseda jedrnati in kratki. Če želimo sporočiti več stvari naenkrat, potem napisano smiselno razdelimo na odstavke. Vseeno velja pravilo, naj e-sporočilo ne obsega več kot pet odstavkov, sestavljenih iz največ pet stavkov.

• Wären Sie so freundlich …
• Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie uns ausführlichere Informationen über … zusenden könnten.
• Ich möchte Sie fragen, ob …
• Wir sind an … interessiert und würden gerne wissen, …
• Wir haben Ihr Angebot sorgfältig geprüft und …
• Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass …
• Weitere Informationen erhalten Sie auf unserer Internetseite unter…

d) Zaključna misel

• Für weitere Auskünfte stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
• Vielen Dank im Voraus.
• Bitte lassen Sie uns wissen, falls wir Ihnen weiter behilflich sein können.
• Für weitere Informationen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
• Ich freue mich auf die Zusammenarbeit.
• Vielen Dank für Ihre Hilfe in dieser Angelegenheit.
• Falls Sie weitere Informationen benötigen …
• Ich würde mich freuen, bald von Ihnen zu hören.

e) Zaključimo s pozdravom

FORMALNO

• Mit freundlichen Grüßen
• Mit freundlichem Gruß
• Freundliche Grüße (srednje formalno)​

NEFORMALNO

• Viele Grüße
• Beste Grüße
• Mit herzlichen Grüßen

Pozdrav in s tem celotno e-sporočilo zaključimo s svojim imenom oziroma s standardnim podpisom. ​

Če pogosto pošiljamo e-sporočila s podobno vsebino, je zelo koristno, da si za take priložnosti pripravimo predloge e-sporočil, ki jih vsakič po potrebi le nekoliko spremenimo. Če tega nismo še nikoli počeli, je tu nekaj nasvetov:

• Apple
• Outlook
• Gmail

f) Ko kaj še pripnemo

Im Anhang/Attachment sende/schicke ich Ihnen …

​Prepričani smo, da vam bodo zgornji nasveti olajšali komunikacijo po elektronski pošti v nemščini. Že sam nagovor ali zaključek sporočila z nemško frazo bo poskrbel za to, da si boste pri sogovorniku pridobili dodatno naklonjenost in večjo pozornost. Za nadgradnjo komuniciranja v nemščini, pisnega in ustnega, stopite v stik z nami in za vas bomo pripravili jezikovni trening, s katerim vam bomo dokazali, da nemščina še zdaleč ni bav-bav.

Mit freundlichen Grüßen
Špela 

VIRI:
http://de.bab.la/phrasen/geschaeftlich/email/deutsch-deutsch