Avtor: ŠPELA PIRC

Hočete ali nočete, angleščina je postala neizogiben del naših življenj. Z njo nismo neprestano obkroženi le v vsakdanjem življenju skozi televizijo in glasbo, temveč jo vedno pogosteje srečujemo tudi na delovnem mestu. 

Ali se je tudi vam že zgodilo, da ste morali napisati oziroma odgovoriti na elektronsko sporočilo, napisano v angleškem jeziku, in kmalu ugotovili, da se vam zatakne že ob samem nagovoru – ali je treba uporabiti Ms., Mrs. ali Miss, ali sledi nagovoru vejica ali klicaj …? In to je šele začetek. Zagotovo si prav nihče ne želi, da bi za nekaj stavkov v angleščini porabil dolge dragocene minute, se za pomoč obrnil ali na Google Translate ali na sodelavca, ki je bolj suveren v angleščini, konec koncev pa še vedno ne bi bil prepričan, ali se res “tako reče po angleško” in ali nas bo sogovornik razumel. Da bi vam olajšali pisanje elektronskih sporočil v angleškem jeziku in preprečili zadrego pred sodelavci oziroma partnerji iz tujine, smo pri LanguageSitterju® za vas pripravili 7 nasvetov, s katerimi boste izboljšali in optimizirali komunikacijo po elektronski pošti ter s tem prihranili nekaj dragocenega časa.

​Pri pisanju se radi zapletemo v dolge večstavčne povedi, sploh kadar prevajamo iz slovenščine. Dolge povedi raje razbijmo na več kratkih stavkov. Tako bo tudi prejemnik bolje razbral bistvo napisanega, mi pa se bomo izognili težjim stavčnim strukturam. V mislih imejmo pravilo KISS – Keep It Short and Simple (Naj bo kratko in enostavno).

Glede na prejemnika izberemo stopnjo formalnosti pisanja. Če e-sporočilo pošiljamo npr. stranki ali nadrejenemu, izberemo bolj formalen slog pisanja, medtem ko sodelavcu oziroma osebi, ki jo poznamo ali smo z njo redno v stiku, pišemo v bolj neformalni obliki. 

Kako neposredni smo pri svojih prošnjah, zahtevah, opozorilih ipd., je odvisno od prejemnika sporočila in tega, kako pogosto si z njim dopisujemo. Na splošno smo pri neformalnih e-sporočilih bolj neposredni, pri formalnih pa se izražamo bolj posredno. Do določene mere je neposrednost tudi kulturno pogojena. Kadar si dopisujemo z ljudmi iz tujih držav ter v jeziku, ki ni naš materni, je vedno bolje biti bolj vljuden in previden, saj se tako izognemu tveganju, da bi prejemnika s svojo neposrednostjo v e-sporočilu užalili. 

Besede, ki jih uporabljamo v svojih sporočilih, imajo lahko večji vpliv, kot si mislimo. Sporočila z več »pozitivnimi« besedami naj bi imela boljši učinek.

Poskušajmo vključiti katero od naslednjih besed ali besednih zvez: I will do my best, helpful, together, good question, opportunity, agreed, useful, mutual.
​
Izognimo se besedam in besednim zvezam, kot so it’s impossible, hard, waste, busy, crisis, failure, forget it, I can’t.

Vedno moramo biti pozorni na črkovanje, slovnico, pravilno rabo velikih začetnic in ločil. Pri tem si lahko pomagamo s številnimi orodji, ki jih dandanes ponuja splet. Za pravilno črkovanje vključimo t. i. spell check oziroma črkovalnik, če pa se hočemo še bolj natančno prepričati, da je naše e-sporočilo brez napak, ga preberimo od konca proti začetku, besedo za besedo. Tako ne bomo brali »na pamet«, ampak bomo videli vsako besedo izolirano in lažje našli tipkarskega škrata. Pri slovnici si lahko pomagamo z različnimi programi, kot so: 

• Virtual Writing Tutor 
• Ginger Software
• Proofread.grammarbase.com
• ​Grammarly

BODIMO POZORNI NA PRAVILEN ZAPIS DATUMA IN URE

​Datum lahko zapišemo na dva načina:

• dan, mesec, leto: 3 August 2021 ali 3rd August 2021
• mesec, dan, leto: March 17, 2021 ali March 17th, 2021

Obrazilo vrstnega števnika »st/nd/rd/th« lahko izpustimo in ga upoštevamo samo pri izgovoru. Izpustimo lahko tudi letnico, če je jasno, o katerem letu govorimo. Kadar letnico vključimo, pa mora biti pri drugem načinu zapisovanja pred njo obvezno vejica. Ne smemo pozabiti, da se dnevi v tednu in meseci v angleščini zapisujejo z veliko začetnico.

Pri zapisu ure uporabljamo dvopičje ter kratici »am« in »pm« za ločevanje dopoldneva in popoldneva:

• 11:30 am (ali 11:30 in the morning)
• 8:45 pm (ali 8:45 in the evening)
• 2 pm (ali 2 in the afternoon)

a) Jasno sporočilo že v zadevi

Zadeva povzame vsebino celotnega e-sporočila. Pazimo, da je jedrnata in ne preveč splošna. Če je mogoče, vključimo ključno besedo, ki bo kasneje poenostavila iskanje med prejetimi e-sporočili.
​
Primer: Meeting on September 18

b) Primerno pozdravimo

FORMALNO

• kadar pišemo neznani osebi:

Dear Sir or Madam,
Dear Sir/Madam,
To whom it may concern:

Takšen način pozdravljanja uporabimo, kadar ne vemo, kdo bo naše sporočilo bral, oziroma ne poznamo imena prejemnika. Če je le možno, se vsekakor potrudimo, da poiščemo prejemnikovo ime.

• kadar pišemo osebi, katere ime poznamo:

Dear Mr. Smith,
Dear Ms. Jones,
Dear Dr. Thomas,
Dear John Smith,
​
Pri ženskah je priporočljiva nevtralna uporaba Ms. namesto Mrs. ali Miss.

NEFORMALNO

• kadar pišemo osebi, ki jo osebno poznamo:

Dear Helen,
Dear John,

• kadar pišemo prijateljem, sodelavcem:

Hi Helen,
Hello John,
Hi/Hello,
John,

V primeru izmenjave več hitrih kratkih sporočil se lahko pozdravu tudi izognemo.

Pozdravom sledi vejica. Izjema je fraza To whom it may concern, ki zahteva dvopičje.

c) Kako začeti?

• Odgovor na sporočilo

Kadar odgovarjamo na e-sporočilo ali ga pošiljamo kot odgovor na kakšno drugo vrsto komunikacije, lahko začnemo z zahvalo ali opravičilom pziroma se kako drugače navežemo na vsebino preteklih pogovorov. 

FORMALNO

Thank you for contacting us.
Thank you for your prompt reply.
Thank you for getting back to me.
I apologize for my late reply.
I would just like to confirm the main points we discussed on Wednesday.

NEFORMALNO

Thanks for your e-mail, it was wonderful/great to hear from you.
I’m sorry for the delay.

• Zakaj pišemo​

Kadar korespondenco začenjamo mi, na začetku najprej pojasnimo, zakaj pišemo (in se predstavimo).

FORMALNO

I am writing to enquire about … / inform you that … / confirm … / request …
I am writing about / in reference to your offer.
I recently read/heard about … and would like to know …
My name is Alenka Zupančič. I’m contacting you to express my dissatisfaction regarding …
My name is Dejan Kotnik. I would be interested in (obtaining/receiving) …

NEFORMALNO

Just a quick note to invite you to … / to tell you that …
I wanted to let you know that / tell you about / ask you if …

č) Jedro sporočila

Redko kdo ima čas za branje dolgih e-sporočil, zato bodimo pri glavnem sporočilu karseda kratki in jedrnati. Če želimo sporočiti več stvari naenkrat, napisano smiselno razdelimo na odstavke. Vseeno velja pravilo, naj e-sporočilo ne obsega več kot pet odstavkov, sestavljenih iz največ petih stavkov. 

FORMALNO

Could you please let me know if you can attend … / if you are available for a meeting on December 12?
I would appreciate it if you could please send me a brochure / if you could please reply within two days.
We would be glad to send you another statement if necessary.
We regret to inform you that your payment is considerably overdue.
We would like to apologize for any inconvenience caused.

NEFORMALNO

I was wondering if you could come and see me sometime next week.
Can you call me / get back to me asap (as soon as possible)?
How about I come and help you out?
I’m sorry to say that you’re late with the payments.
I’m sorry for the trouble I caused.

d) Zaključna misel

FORMALNO

I look forward to hearing from you / seeing you next week / meeting you on February 23.
I would appreciate a reply at your earliest convenience.
Thank you for your consideration. If you have any questions or concerns, do not hesitate to let me know / contact me.
Please do let me know if I can be of further assistance.
Should you need any further information/assistance, please do not hesitate to contact us.

NEFORMALNO

I’m looking forward to seeing you.
Looking forward to your reply / receiving your comments.
Hope to hear from you soon.
If you need any more info, just drop me a line.

e) Zaključimo s pozdravom

FORMALNO

Yours faithfully, (kadar pri začetnem pozdravu ne vključimo imena, npr. Dear Sir/Madam)
Yours sincerely, (kadar pri začetnem pozdravu vključimo ime, npr. Dear Ms. Collins)
Sincerely Yours,
Sincerely,
Yours Truly,
Best regards / Regards, (srednje formalno)
Kind regards, (srednje formalno)

NEFORMALNO

Best wishes,
All the best,
Thanks,
Take care,
Yours,
Love,
Cheers,

Pozdrav in s tem celotno e-sporočilo zaključimo s svojim imenom oziroma s standardnim podpisom. Če pogosto pošiljamo e-sporočila s podobno vsebino, je zelo koristno, da si za take priložnosti pripravimo predloge e-sporočil, ki jih vsakič po potrebi le nekoliko spremenimo. Če tega nismo še nikoli počeli, je tu nekaj nasvetov: 

• Apple
• Outlook
• Gmail

f) Ko še kaj pripnemo

FORMALNO

I am attaching my CV for your consideration.
I am sending you the brochure as an attachment.
Please see the statement attached.
Please find attached the file you requested.
I am afraid I cannot open the file you have sent me. Could you send it again in … format?
I have attached …
Attached is …
 
Pazimo, da ne prevajamo neposredno iz slovenščine z uporabo fraze In the attachment I’m sending you …

NEFORMALNO

I’m attaching/sending you …
Sorry, but I can’t open it. Can you send it again in … format?

Prepričani smo, da vam bodo zgornji nasveti olajšali komunikacijo po elektronski pošti v angleščini. Če bi radi pisno komunikacijo v tem jeziku še nadgradili, stopite v stik z nami in z veseljem bomo za vas pripravili jezikovni trening po vaših željah. 

Best regards,
 
Špela 

VIRI
http://www.myenglishteacher.eu/blog/formal-and-informal-email-phrases/ 
https://elt.oup.com/elt/students/result/pdf/br_pre_emails.pdf
http://www.englishtown.com/blog/write-perfect-professional-email-english-5-steps/
http://www.wikihow.com/Write-a-Formal-Email