|
Avtor: ŠPELA PIRC
Poletje je v polnem razmahu in večina je z mislimi že nekje na peščeni obali s koktejlom v roki in slamnikom na glavi. Preden pa se lahko odpravite na zaslužen dopust in date možgane na off, vas najverjetneje v službi čaka še opravek ali dva. Kot na primer to, da si uredite personalizirano obvestilo o odsotnosti oziroma out-of-office reply, ki bo v času vašega dopusta poskrbelo, da se poslovni partnerji ne bodo jezili nad vašo neodzivnostjo. Da s sestavljanjem slovnično in slogovno pravilnega sporočila o odsotnosti ne boste izgubljali dragocenega časa, vam pri LanguageSitterju® z veseljem pomagamo.
Preden se odpravite na zaslužen dopust in date možgane na off, si uredite personalizirano obvestilo o odsotnosti oziroma out-of-office reply.
Naredite vtis na sodelavce in poslovne partnerje
Zagotovo nihče izmed vas ne želi pustiti slabega vtisa pri svojih sodelavcih in poslovnih partnerjih zaradi slabo napisanega sporočila o odsotnosti, zato smo za vas pripravili tri nasvete, na katere bodite pozorni, ko boste sestavljali svoj out-of-office reply.
1. KISS - Keep It Short and Simple
Če ste tudi vi eden izmed tistih, ki dnevno prejmejo veliko število elektronskih sporočil, potem boste vedeli, o čem govorim, ko vam rečem, naj bodo sporočila short and simple. Ob navalu informacij in elektronskih sporočil je namreč pomembno, da je obvestilo o odsotnosti čim bolj kratko in enostavno ter vključuje le najpomembnejše informacije: od kdaj do kdaj boste odsotni in na koga se pošiljatelj v času vaše odsotnosti lahko obrne. Kontakt enega sodelavca je seveda več kot dovolj.
Ob navalu informacij in elektronskih sporočil je pomembno, da je obvestilo o odsotnosti čim bolj kratko in enostavno.
2. Dosegljivost v času odsotnosti
Ali boste v času svoje odsotnosti dosegljivi na telefon, je seveda vaša odločitev. Če ste mnenja, da bi podjetje brez vas propadlo, potem v obvestilo nedvomno vključite naslednji stavek:
V nujnih primerih me lahko pokličete na +386 40 213 764.
Če imate to srečo, da si v času dopusta lahko privoščite popoln odklop, potem obvestilu dodajte kontakt sodelavca, ki bo v času vaše odsotnosti prevzel del vaših zadolžitev:
V nujnih primerih se obrnite sodelavko Ano Čepar (ana.cepar@languagesitter.si).
Obvestilu lahko dodate kontakt sodelavca, ki bo v času vaše odsotnosti prevzel del vaših zadolžitev.
3. Slovnična in slogovna ustreznost
Na koncu ne pozabite, da mora biti obvestilo o odsotnosti napisano slovnično in slogovno pravilno. Prepričana sem, da ste že kdaj prejeli out-of-office reply, ki je bil jezikovno neprimeren. In močno dvomim, da je s tem vaš sodelavec oziroma poslovni partner naredil dober vtis. Da si tudi vi ne boste delali sramote po nepotrebnem, sem za vas pripravila slovnično in slogovno pravilno predlogo obvestila o odsotnosti, na katero se lahko zanesete. Ker se tudi sama kmalu odpravljam na zaslužen dopust, vam kot primer ponujam svoje sporočilo o odsotnosti, ki sem ga to poletje pripravila že malce prej:
Pozdravljeni,
zahvaljujem se vam za sporočilo. Od 13. 7. 2017 do vključno 21. 7. 2017 sem odsotna. V nujnih primerih se obrnite sodelavko Ano Čepar (ana.cepar@languagesitter.si). Hvala za razumevanje in lep pozdrav, Špela Pirc 
Ne pozabite, da mora biti obvestilo o odsotnosti napisano slovnično in slogovno pravilno.
Ne pozabite na poslovne partnerje in sodelavce, ki ne govorijo slovensko
Ker večina izmed vas najverjetneje sodeluje tudi s tujino, obvestilo o odsotnosti v slovenskem jeziku ni dovolj. Če napišemo obvestilo o odsotnosti tudi v tujem jeziku, napravimo na svoje tuje poslovne partnerje in sodelavce vtis profesionalnosti ter jim izkažemo spoštovanje. V pomoč sem za vas pripravila predlogi sporočila o odsotnosti v nemškem in angleškem jeziku:
NEMŠKO:
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin vom 13. 7. 2017 bis zum 20. 7. 2017 nicht erreichbar. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte direkt an meine Mitarbeiterin Ana Čepar (ana.cepar@languagesitter.si). Mit freundlichen Grüßen Špela Pirc
ANGLEŠKO:
Dear Sir or Madam,
Thank you for your e-mail. I will be out of office from 13 June 2017 to 20 June 2017. If you need immediate assistance during my absence, please contact my colleague Ana Čepar at ana.cepar@languagesitter.si. Best Regards, Špela Pirc 
Če napišemo obvestilo o odsotnosti tudi v tujem jeziku, napravimo na svoje tuje poslovne partnerje in sodelavce vtis profesionalnosti ter jim izkažemo spoštovanje.
Če se boste odločili, da boste v času svoje odsotnosti dosegljivi po telefonu, lahko sporočilu dodate naslednje:
Nemško: In Notfällen können sie mich telefonisch unter +386 40 213 764 erreichen.
Angleško: In case of an emergency, you can reach me at +386 40 213 764.
Za vse, ki niste najbolj vešči uporabe računalnikov, pa še en namig: navodila, kako nastaviti sporočilo o odsotnosti, boste uporabniki Gmaila našli na tej povezavi.
Ko boste poskrbeli za sporočilo o odsotnosti, vas čaka le še prijetni del, pakiranje kovčkov.
Tako, za sporočilo o odsotnosti smo poskrbeli, zdaj pa vas čaka samo še prijetni del, pakiranje kovčkov. Četudi boste proste dni preživeli v naši prelepi Sloveniji, se boste le stežka izognili tujim jezikom. In če boste na dopustu spoznali, da je čas za obnovitev vašega znanja hrvaščine, španščine ali pa kateregakoli drugega jezika, vam bomo pri LanguageSitterju® v jeseni ali pa že čez poletje, ko smo za vas pripravili noro akcijo, z veseljem pomagali. Uživajte v poletju in na dopustu v družbi najljubših! :)
0 Comments
Leave a Reply. |
